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11 GMail Einstellungen für besseren EMail Überblick

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Hier zeige ich Ihnen 11 Tipps wie Sie die Benutzeroberfläche von GMail besser nutzen können.

gmail-kompaktheitsgrad

GMail Kompaktheitsgrad via Zahnrad einstellen

1. Abstände verringern, Kompaktheit erhöhen

Zu finden unter: Zahnrad -> Kompaktheitsgrad

Wer viele E-Mails empfängt und nur einen kleineren Bildschirm zur Verfügung hat, für den ist es ratsam die Abstände zu verringern. Wählen Sie als „Kompaktheitsgrad“ = schmal aus um mehr Informationen auf einen Blick zu sehen.

2. GMail Hintergrund individuell gestalten

Zu finden unter: Zahnrad -> Designs -> Benutzerdefinierte Designs -> Hintergrundbild ändern

GoogleMail bietet direkt einige individuelle Design Einstellungen für das Layout der Benutzeroberfläche. Wer jedoch nichts Passendes findet oder das Design entsprechend der Corporate Identity der Firma anpassen möchte, der kann auch ein eigenes Hintergrundbild nutzen.

Dazu wählt man unter “Benutzerdefinierte Designs” entweder “Hell” oder “Dunkel” und lädt dann ein entsprechendes Hintergrundbild hoch. Wer eine eigene Farbe als Hintergrund verwenden möchte die Google nicht anbietet, kann auch eine kleine einfarbige Bilddatei hochladen.

3. GMail Label Einstellungen bringen Überblick ins E-Mail Chaos

Zu finden unter: Mehr (linke Sidebar) -> Labels verwalten -> Neues Label erstellen

GMail Labels

GMail Labels ermöglichen einen besseren Überblick über E-Mails

Labels können direkt von der Startseite auf eine E-Mail gezogen werden. Vorstellbar ist zum Beispiel ein Label “zuErledigen”. Empfängt man nun eine E-Mail die wichtig ist und bearbeitet werden muss, so kann diese E-Mail mit diesem Label versehen werden. Das ist besonders dann gut, wenn man sich nicht sofort um die Erledigung dieser E-Mail kümmern kann.

Des weiteren kann man mit einem Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Label Namen eine individuelle Farbe (Hintergrundfarbe und Textfarbe) für ein Label festlegen. Das für mich wichtige “zuErledigen”-Label wurde bei mir deshalb in auffälligen Rot festgelegt.

Weiter können Labels auch wie eine Baumstruktur (“Elternlabels”) gegliedert werden.

Zuletzt kann man sich mit einem Klick auf das Label  nur die E-Mails anzeigen lassen, die mit diesem Label markiert sind. Das ist besonders gut mit dem folgenden Punkt “GMail Filter Einstellungen vornehmen” zu verknüpfen.

4. GMail Filter Einstellungen vornehmen

Zu finden unter: Pfeil nach unten rechts im Suchschlitz

Filter Einstellungen sind ein sehr mächtiges Werkzeug, insbesondere dann wenn man mehrere E-Mail Adressen überwachen muss. Falls Sie sich also alle E-Mails die Sie empfangen an Ihre Haupt-Adresse weiterleiten lassen, dann können Sie mit dieser Filter Funktion Prima Überblick behalten. Aber auch andere Filter-Möglichkeiten sind denkbar.

Dieses Werkzeug wird noch mächtiger mit der Kombination von Labels.

Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil rechts des Suchschlitzes. Geben Sie anschließend Ihren Filter ein. Möchten Sie sich also z.B. alle E-Mails anzeigen lassen, die an Ihre dritte e-Mail gesendet wurden, so geben Sie bei “An” diese E-Mail-Adresse an.

gmail-filtereinstellungen

GMail Maske für Filtereinstellungen

Anstatt nun auf die Lupe zu klicken, klicken Sie den Link “Filter mit diesen Suchkriterien erstellen”

Folgend haben Sie einige Einstellungsmöglichkeiten wie Googlemail mit solchen E-Mails umgehen soll.

  • Posteingang überspringen
  • Als gelesen markieren
  • Markieren
  • Label anwenden
  • Weiterleiten
  • Löschen
  • Nie als Spam einstufen
  • Immer als wichtig markieren
  • Nie als wichtig markieren

Ich habe hier z.B. ein Label für meine “dritte E-Mail Adresse” angelegt. Empfange ich eine E-Mail die an diese Adresse gesendet wurde, wird diese automatisch mit diesem Label markiert.

5. Alle E-Mails als gelesen markieren

Zu finden unter: Siehe diese Beschreibung

So kann man alle ungelesenen E-Mails als gelesen markieren. Das ist besonders nützlich wenn man E-Mails von einem anderen Konto importiert hat oder ein E-Mail Konto lange nicht angerührt hat.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

als-gelesen-markieren

Mails als gelesen markieren

Alternative A:
Alle E-Mails der Seite mit einem Klick auf das Viereck über dem E-Mail Fenster markieren. Klick auf mehr -> “Alle als gelesen markieren”. Nachteil ist hier jedoch, dass so nur die E-Mails einer Seite als gelesen markiert werden. Sollen alle E-Mails auf einmal als gelesen markiert werden, so hilft Alternative B weiter.

Alternative  B:
Hier verwenden wir wieder die Filterfunktion. Klick auf den Pfeil nach unten rechts im Suchschlitz. Wählen Sie aus der Auswahlbox “Ungelesene Nachrichten” und klicken Sie auf “Filter mit diesem Suchkriterium erstellen”. Die folgende Warnmeldung kann mit Ok bestätigt werden.
Markieren Sie die Checkboxen “Als gelesen markieren” sowie “Filter auch für X passende Nachrichten verwenden” und bestätigen Sie mit Klick auf dem Button  “Filter erstellen”.

Mit dieser Möglichkeit haben Sie auch die Möglichkeit alle alten E-Mails mit einem Label zu versehen.

6. GMail Posteingang Einstellungen

Zu finden unter: Zahnrad -> Posteingang

Ganz individuelle Einstellungen bietet GMail für den Posteingang. Hier kann man sich auch verschiedene Fenster als auf der Startseite einstellen. Wer vielleicht noch die Aufteilung aus MS Outlook kennt, kann hier z.B. ein Fenster mit der E-Mail Übersicht links sowie der lesbaren E-Mail als Ganzes rechts einstellen (In Kombination mit Vorschaufenster aus den Google Labs).

Ich persönlich favorisiere jedoch gelesene und ungelesene E-Mails getrennt anzuzeigen. Zusätzliche lasse ich mir die E-Mails mit dem Label “ZuErledigen” anzeigen. Dazu habe ich folgende Einstellungen gemacht:

Art des Posteingangs: Sortierter Eingang

Bereich des Posteingangs:
1. Ungelesen (mit Option: “Leeren Bereich ausblenden”)
2. Label zuErledigen (eingestellt unter Optionen -> Weitere Optionen | mit Option: “Leeren Bereich ausblenden”)
3. Leer
4. Alles andere

Die Option “Leeren Bereich ausblenden” sorgt dafür, dass dieser Bereich nur angezeigt wird, wenn auch wirklich E-Mail für diesen Bereich vorhanden sind.

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GMail Posteingang Einstellungen

GMail Labs Einstellungen

Zu finden unter: Zahnrad -> Labs -> nach Lab suchen

Nun noch einige Tipps für ein paar nützliche Tools aus den Google Labs für GMail.

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GMail Google Kalender Widget

7. Gadget für Google Kalender

Aktivieren Sie dieses Gadget und sie erhalten unten Links einen kleinen Auszug aus Ihrem Google Kalender. So können Sie bequem beim E-Mails überprüfen Ihre Termine einsehen. Klicken Sie dazu auf die 3 kleinen Punkte

8. Kurzer Blick auf Nachricht

Mit der Aktivierung dieser Funktionalität lassen sich E-Mails bereits mit einem Rechtsklick öffnen, ohne den Startscreen zu verlassen. So können E-Mails leicht überflogen werden, und sehr schnell gelöscht werden.

9. Symbol mit “Ungelesen”-Zähler

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Favicon mit Anzahl der neuen EMails

Aktivieren Sie dieses GMail Plugin und Sie bekommen im Browser Tab nicht nur das Googlemail-Icon angezeigt, sondern auch die Zahl neuer E-Mails.

10. Versand rückgängig machen

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Versand Rückgängig machen

Mein persönlich favorisiertes Plugin! Hiermit sendet GMail eine E-Mail nicht sofort ab. Ihre E-Mail wird erst einige Sekunden nachdem Sie bereits auf “Senden” geklickt haben wirklich abgesendet. Dafür bekommen Sie einen Rückgängig Button. Das ist besonders dann sehr hilfreich, wenn man im letzten Moment, und genau dann wenn es eigentlich schon spät ist, noch etwas an der E-Mail zu ändern hat (z.B. einen Anhang vergessen).

11. Vorschaufenster

vorschaufenster

Vorschaufenster

Zeigt die Benutzeroberfläche von GMail ähnlich wie bei MS Outlook an. E-Mail Übersicht links, die lesbare E-Mail rechts. Einstellungen sind unter “Posteingang” vorzunehmen.

Weitere Tipps

Für weitere Tipps die Sie noch kennen und auf die ich nicht angegangen bin, bin ich natürlich in den Kommentaren sehr dankbar :)


Hier schreibt: Phillip Groschup, Student für E-Commerce an der FH Würzburg. Ich interessiere mich für ECommerce, SEO/SEA, Online-Marketing und Webentwicklung. Ich schreibe und bearbeite mit Hilfe der gängingen Websprachen Websites. Insbesondere arbeite ich viel mit WordPress. Auf diesem Blog schreibe über diese Themen, über Vorträge und alles was mich sonst noch interessiert.

2 Kommentare bisher.

  1. Jan J sagt:

    Noch eine interessante Option von Googlemail wenn man Filter verwendet ist die Möglichkeit zusätzliche Informationen an die Email anzuhängen. Also mit dem Google Nutzer namen testnutzer@gmail.com kann ich mich bei ebay beispielsweise mit testnutzer+ebay@gmail.com registrieren. Dann werden die Emails immer noch an meinen Account testnutzer@gmail.com gesendet aber ich kann meine Filter für testnutzer+ebay@gmail.com einrichten und so auch Nachrichten aus einer externen Verkaufssoftware wie Afterbuy abfangen. http://apfelautomat.wordpress.com/2013/04/13/email-filter-praxistest-google-mail/

  2. Anne sagt:

    Hallo Jan,

    Ich habe eine Frage:

    Ich würde gerne die Bereiche des Posteingangs um 1 oder 2 Positionen erweitern. Leider ist es ja nicht möglich dem Bereich “Alles andere” ein Lable zuzuordnen, das funktioniert offensichtlich nur bei den Bereichen: “ungelesen” und “leer”.

    Weißt Du wie man Bereiche hinzufügen kann, denen man dann auch ein label zuordnen kann? Ist das überhaupt möglich?

    Vielen Dank im Voraus für Deine Antwort.

    Gruß
    Anne

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